تحديد الأولويات وتفويض المهام

تحديد الأولويات وتفويض المهاملم يسبق أن كان الناس أكثر انشغالًا مما هم عليه اليوم في العصر الحديث وعندما تُصبح لديك قائمة طويلة من المهام، حينها قد يُشكل العمل عبئًا ثقيلًا عليك في هذه الحالة، قد يساعدك ترتيب الأولويات وتفويض المهام لأشخاص تثق بهم في هذا الدرس، سنلقي نظرة على فوائد ترتيب الأولويات والتفويض، كما سنقدم بعض الاقتراحات لمساعدتك على إدارة مهامك اليومية هناك عدّة سيناريوهات يكون فيها الوقت حرجًا، سواء إذا كنت تتعلم مهارة جديدة أم تبدأ عملًا جديدًا أم تدير شركتك الخاصةترتيب الأولويات هو مفتاح النجاح، وإليك ما يُفسر ذلك حيث إن الأولويات تُتيح لك التركيز على المهام الأكثر أهمية، وتجعلك تشعر بأنك تعمل لهدف واضحكما أنها تخفف عنك عبء إدارة العمل من خلال تقسيمه إلى أجزاء يَسهُل إكمالها بالإضافة إلى أنها تسهّل عليك العمل بالكفاءة المطلوبة، وتُساعدك في استثمار وقتك بذكاء وأخيرًا، تُساعدك في تحديد مناطق المشكلة ما يُتيح لك الفرصة لمراجعة المهام والتخلُّص منها أو تفويضهاإذًا، كيف يمكنك أن تبدأ في ترتيب أولويات عملك؟ لنلقِ نظرة على الطريقة التي تساعدك بها مصفوفة أيزنهاور./nتتكون مصفوفة أيزنهاور من 4 أقسام مبنية على الأهمية والحتمية، ما يُتيح لك أن تُقرن إجراءاتك بأهداف مُحددة عبر تحديد المهمة الأكثر إلحاحًا، ستصبح قادرًا على تنظيم عبء العمل بكفاءة ليوم أكثر إنتاجية ابدأ بتدوين مهامك، والتي قد تتضمن كتابة منشور جديد للمدونة أو متابعة عميل محتمل بعد ذلك، رتّب مهامك في أجزاء المصفوفة الأربعة إنّ مدى أهمية المهام هو ما سيُحدد أين تضعها:1.عاجل وهام: هنا ستضع المهام التي يجب عليك إتمامها فورًا، مثل مراجعة تقرير هام يجب نشره في الحال 2.هام، ولكنه ليس عاجلًا: يجب أن تُجدول هذه المهام ليتم إنجازها لاحقًا، مثل ترتيب مكالمة أخرى مع مورّد محتمل في غضون بضع أسابيع3.عاجل، ولكنه ليس مهمًا: هنا تندرج المهام التي يجب تفويضها إلى أشخاص آخرين، مثل جدولة مواعيد الاجتماع4.ليس عاجلاً ولا هامًا: في الخانة قد تجد مصادر الإلهاء، مثل الخروج لشراء ديكورات المكاتب الجديدةتلك المهام يُمكن أن تُحذف تمامًا من قائمتك عند إكمال هذه المصفوفة، حاول الحدّ من المهام إلى 10 مهمة في كل خانة، واجعل هدفك استكمال المهام المُدرجة قبل إضافة مهام أخرى جديدةبمجرد أن تكون قد رتبت عبء العمل وفقًا للأولوية، قد يتبين لك أن الوفاء ببعض المواعيد النهائية لن يكون ممكنًا من جانبك هُنا يُمكن لتفويض المهام أن يكون الحل الأفضل لك فعبر تكليف آخرين بمسؤولية إكمال مهام مُحددة ضمن مشروعٍ أكبر، يُمكن إنجاز العمل بكفاءة أكبر ولكن السر يكمُن في أن تتذكر أن التفويض قائم على نقاط القوة لدى الآخرينعليك أيضًا التأكُّد أنك تشرح ما هو مطلوب بوضوح للشخص المُوكل بالمهمة، ووضع مواعيد نهائية واضحة، ومتابعة تقدُّم العمل بشكلٍ دوري لتتأكد من أن الشخص الموكّل يقوم بعمله بشكلٍ جيدعندما يتعلق الأمر بعبء العمل، جرّب تنفيذ بعض النصائح المذكورة في هذا الدرس حتى تتمكن من زيادة إنتاجيتك وتنفيذ العمل بالمزيد من السرعة والكفاءة فكِّر في عبء العمل المُلقى عليك حاليًا، واختبر ما إذا كان بإمكان مصفوفة أيزنهاور مساعدتك لتُصبح أكثر إنتاجية وتنظيمًا في العملكلّما طالت قائمة المهام لدينا، كبر خوفنا من العجز عن أدائها مهما كانت إنتاجيّتنا. فنسأل أنفسنا من أين نبدأ، وما هي المهام التي يمكن تفويض شخص آخر بها؟ للإجابة على هذه الأسئلة، لا بدّ من إتقان فن تحديد الأولويات وتفويض المهام اوّلًا.في هذا الفيديو، سنستكشف أهمية تحديد الأولويات وتفويض مهام العمل وكيفية إدارة المهام اليومية بطريقة أكثر إنتاجية